FAQs
Die detaillierte Richtlinie finden Sie hier.
Welche Veranstaltungen können gefördert werden?
Veranstaltungen die im Zeitraum 01.07.2022 bis 31.12.2024 stattfinden.
Mit der Förderung werden tatsächlich durchgeführte Business Events (Veranstaltungen mit dem Veranstalter bekannten (registrierten) Teilnehmer:innen) unterstützt, welche den Wirtschafts- und Innovationsstandort Wien stärken:
(Verbands-) Kongresse (Association Meetings) sowie Firmenveranstaltungen/-tagungen (Corporate Meetings).
Wie lange muss eine Veranstaltung mindestens dauern, um gefördert zu werden?
4 Stunden.
Wie viele Personen müssen mindestens an einer Veranstaltung teilnehmen, damit diese gefördert werden kann?
50 Personen vor Ort.
Werden auch hybride Veranstaltungen gefördert?
Ja. Wenn mindestens 50 Personen in Wien vor Ort teilnehmen.
Werden Veranstaltungen, die ausschließlich virtuell stattfinden, gefördert?
Nein.
Kann für Veranstaltungen, die Teilnahmegebühren einheben und/oder zusätzlich Sponsoren mit dabei haben ebenfalls beantragt werden?
Ja.
Wer ist antragsberechtigt?
Antragsberechtigt sind Veranstalter, die eine Veranstaltung planen und durchführen (lassen) und für diese Veranstaltung das wirtschaftliche Risiko und damit sämtliche Kosten tragen:
a. juristische Personen des privaten und öffentlichen Rechts
b. natürliche Personen
c. rechtsfähige Personengesellschaften
d. rechtsfähige Vereinigungen (Verbände/Vereine)
e. internationale Organisationen (Ö-NACE U99)
Sind Agenturen auch antragsberechtigt?
a. Ja, wenn diese selbst als Veranstalter eine Veranstaltung durchführen und das wirtschaftliche Risiko dafür tragen.
b. Ja. Agenturen sind dann antragsberechtigt, wenn sie nachweislich im Auftrag des Veranstalters tätig sind. Pro Veranstaltung ist max. eine Agentur antragsberechtigt.
Kann die Agentur auch beantragen, wenn die Förderung an den Veranstalter (Endkunden) direkt ausgezahlt wird?
Ja. Die Auszahlung erfolgt grundsätzlich an den Veranstalter; im Einzelfall auch an die bevollmächtigte Agentur.
Wer ist nicht antragsberechtigt?
a. Antragstellerinnen bzw. Antragsteller mit anhängigem Insolvenzverfahren
b. Bund, Länder und Gemeinden sowie öffentlich-rechtliche Gebietskörperschaften
c. Politische Parteien im Sinne des Parteiengesetzes 2012 oder vergleichbare ausländische Einrichtungen
d. Alle Einrichtungen, die keine Rechtsfähigkeit besitzen
Können auch Veranstalter mit Sitz im Ausland um eine Förderung ansuchen?
Ja, auch Veranstalter oder Agenturen aus dem Ausland sind antragsberechtigt.
Welche Veranstaltungen können nicht gefördert werden?
- Reine (Firmen-) Abendveranstaltungen wie z.B. Galas, Preisverleihungen, Weihnachtsfeiern, etc.,
- Ausstellungen & Messen
- Kultur- und Sportveranstaltungen
Muss die Veranstaltung an einem Ort stattfinden?
Nein, die Veranstaltung kann auch in mehreren Wiener Beherbergungsbetrieben und (Event-)Locations stattfinden.
Gelten Universitäten auch als Eventlocation?
Ja, wenn diese offiziell als entgeltlich mietbare Veranstaltungslocation am Markt agieren.
Können auch Veranstaltungen, die außerhalb von Wien stattfinden, gefördert werden?
Nein.
In welchem Zeitraum muss die Veranstaltung abgehalten werden?
Gefördert werden Veranstaltungen, die im Zeitraum 01.07.2022 bis 31.12.2024 stattfinden.
Welche Fördermöglichkeiten gibt es?
Es sind 3 Fördermodule definiert:
Fördermodul 1:
Veranstaltung findet in Wien vor Ort statt, in einem Wiener Beherbergungsbetrieb
oder einer gewerbsmäßig am Markt agierenden Wiener (Event)-Location gegen Bezahlung einer Raummiete/Konferenzpauschale, die Veranstaltungsdauer beträgt mindestens 4 Stunden, mindestens 50 Teilnehmer:innen müssen vor Ort anwesend sein
Fördermodul 2:
Veranstaltung generiert zusätzlich Nächtigungen (neben den Voraussetzungen für Modul 1).
Anzahl der Nächtigungen in % der Gesamtteilnehmer:innenanzahl der Veranstaltung vor Ort:
2022: mindestens 30 %
2023: mindestens 50 %
2024: mindestens 50 % internationale
Fördermodul 3:
Veranstaltung wird zusätzlich hybrid durchgeführt (neben den Voraussetzungen für Modul 1). Details siehe Punkt 5.1. in den Förderungsrichtlinien.
Wie hoch kann eine mögliche Förderung für meine Veranstaltung sein?
Die Übersichtsstabelle der möglichen Fördermodule finden Sie in den Förderungsrichtlinien, Kapitel 5.2.
Welche Kosten sind förderbar?
Variable Kosten, die unmittelbar in Zusammenhang mit der Durchführung der Veranstaltung entstehen bzw. entstanden sind und an Dritte bezahlt werden.
Im Regelfall handelt es sich dabei um die Abrechnung entstandener Kosten der Veranstaltungslocation sowie weiterer Dienstleister wie z.B. Logis, Technikfirmen oder Caterer.
Wie und wo kann ich einen Antrag einreichen?
Anträge sind laufend möglich und ausschließlich auf diesem Einreichungsportal zu stellen. Die erforderlichen Informationen und Unterlagen sind vollständig und richtig auszufüllen.
Welche Unterlagen benötige ich für die Einreichung?
a. Titel, Datum und Dauer der Veranstaltung
b. geplante Teilnehmer:innen Anzahl vor Ort in Wien
c. geplante Anzahl an Gesamtnächtigungen
d. Location Angebot oder Location Vertrag
e. erwartete Gesamtkosten der Veranstaltung für den Veranstalter
f. Art der Veranstaltung und Branchenzugehörigkeit
g. Firmenadresse, Kontaktdaten, UID, Rechtsform und Kontodaten
h. im Falle einer Einreichung in anderem Namen entsprechende Vollmachten / Nachweise
i. De-minimis-Erklärung: Bei der De-minimis-Erklärung handelt es sich um ein Dokument, in dem der Veranstalter den Betrag aller in Österreich im laufenden und den beiden letzten Steuerjahren beantragten bzw. gewährten De-minimis-Förderungen bekannt gibt und firmenmäßig bestätigt
j. Zustimmung zur vorliegenden Richtlinie und Zustimmung zur Verarbeitung personenbezogener Daten
Wann kann die Einreichung erfolgen?
Anträge können jederzeit bis zum 3. Dezember 2024, spätestens jedoch drei Wochen vor Beginn der Veranstaltung oder bis zur vollständigen Zuteilung der Mittel eingereicht werden.
Muss ich nach vorläufiger Zusage der Förderung Änderungen zur Veranstaltung bekanntgeben?
Ja. Ab Erhalt einer vorläufigen Zusage sind die Veranstalter verpflichtet, quantitative oder qualitative Änderungen im Zusammenhang mit der Veranstaltung schriftlich bekannt zu geben. Im Falle einer Verschiebung der Veranstaltung innerhalb des definierten Förderzeitraums muss kein neuer Antrag gestellt werden.
Wann erfahre ich die Zusage bzw. Höhe der Förderung?
Der Wiener Tourismusverband führt bei allen Anträgen eine Vorprüfung durch, im Anschluss an die Einreichung erfolgt eine vorläufige Förderentscheidung anhand der vorläufigen Kennzahlen inklusive einer vorläufigen Förderhöhe. Der Veranstalter erhält die Mitteilung über die Entscheidung für die vorläufige Gewährung einer Förderung in schriftlicher Form. In der Regel beträgt der Bearbeitungszeitraum vom Einlangen des Antrages bis zur Übermittlung der vorläufigen Förderungszusage bis zu zwei Wochen.
Die tatsächliche Förderentscheidung und die tatsächliche Förderhöhe werden nach Durchführung der Veranstaltung und Einreichung aller Informationen durch den Wiener Tourismusverband festgelegt.
Wie erfolgt die Förderungsvergabe?
Anträge werden nach dem Datum ihres Einlangens gereiht.
Welche Unterlagen sind nach der Veranstaltung für die Berechnung der tatsächlichen Förderung bzw. deren Abruf erforderlich?
a. Den gesetzlichen Vorschriften entsprechende Rechnungen. Für alle abzurechnenden Kostenpositionen ist das Abrechnungsformular vollständig auszufüllen und entsprechende Rechnungs- und Zahlungsbelege beizulegen:
- Location Rechnung
- Rechnungen weiterer veranstaltungsbezogener Dienstleistungen (Logis, Technik, Catering, etc.)
- Rechnungen für Dienstleistungen zur hybriden Durchführung der Veranstaltung (Modul 3), bzw. Implementierung einer digitalen Infrastruktur z.B. Technikkosten, Agenturkosten für Konzeptumsetzung
b. Statistik der Teilnehmer:innen (Anzahl & nationale bzw. internationale Herkunft)
Wie erfolgt der Nächtigungs-Nachweis für das Modul 2 (Nächtigungen)?
Die Erfüllung der Nächtigungsquote des Modul 2 wird an Hand der Teilnehmer:innenstatistik, die verpflichtend mit der Abrechnung zu übermitteln ist, überprüft bzw. plausibilisiert. Das Vienna Convention Bureau behält sich eine stichprobenartige Überprüfung durch einen unabhängigen, vom Vienna Convention Bureau beauftragten Wirtschaftsprüfer vor.
Reduziert sich die Förderung, wenn weniger Teilnehmer:innen als geplant an der Veranstaltung teilnehmen?
Ja, entsprechend der Übersichtsstabelle der möglichen Fördermodule in den Förderungsrichtlinien, Kapitel 5.2.
Bis wann muss der Abruf der Förderung erfolgen?
Innerhalb von 3 Monaten nach Veranstaltungsende.
In welcher Form erfolgt die Auszahlung der Förderung?
Die Auszahlung des Förderbetrages erfolgt in Form einer Überweisung durch den Wiener Tourismusverband auf das Firmenkonto des Veranstalters.
Wird die Förderung unabhängig vom wirtschaftlichen Ergebnis der Veranstaltung gewährt?
Ja.
Kann ich für mehrere Veranstaltungen um eine Förderung ansuchen?
Ja. Bitte beachten Sie, dass die Höchstbeträge entsprechend der De-minimis-Regelung nicht überschritten werden dürfen.
Auf welchen Rechtsgrundlagen im EU-Beihilfenrecht basiert die Förderung?
Förderungen dieses Programms basieren beihilferechtlich auf der De-minimis-Verordnung der Europäischen Union.
Was ist eine De-minimis-Erklärung?
Bei der De-minimis-Erklärung handelt es sich um ein Dokument, in dem ein Veranstalter den Betrag aller in Österreich in den letzten drei Jahren beantragten bzw. gewährten De-minimis-Förderungen bekannt gibt und firmenmäßig bestätigt.
Die Summe aller De-minimis-Beihilfen, die Ihrem antragstellenden Unternehmen samt den mit diesem verbundenen Unternehmen in den letzten drei Jahren gewährt wurde, darf den Betrag von € 300.000 nicht überschreiten.
Wenn eine Agentur im Auftrag des Veranstalters einreicht, wird die Förderung der Agentur oder dem Veranstalter zugerechnet? (De-minimis-Beihilfen)
Der Förderbetrag wird dem Veranstalter zugerechnet. Dieser muss auch die De-minimis-Erklärung abgeben. Eine De-minimis-Erklärung der (im Namen des Veranstalters) einreichenden Agentur ist nicht erforderlich.
Wer muss die De-Minimis-Erklärung ausfüllen, wenn es einen nationalen Veranstalter gibt, der für eine internationale Gesellschaft die Veranstaltung organisiert und durchführt?
Die De-Minimis-Erklärung muss von dem Veranstalter ausgefüllt werden, der das wirtschaftliche und finanzielle Risiko der Veranstaltung trägt.
